PDF Invoicing for business transformation

PDF Invoicing for business transformation

          เพื่อลดการใช้กระดาษและเพิ่มความคล่องตัวให้กับธุรกิจ หลายๆ องค์กรก็เริ่มคิดจะใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และรูปแบบไฟล์ที่เป็นที่นิยมใช้ก็คือ PDF (Portable document format) หนึ่งในเอกสารที่สามารถทำเป็นอิเล็กทรอนิกส์และรับส่งกันก็คือ ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e-invoice) แต่การจะทำ PDF Invoicing ได้ หลายท่านคงจะมีคำถามคล้าย ๆ กันอยู่ เช่น

  1. ผู้ขายอยากจะส่งใบแจ้งหนี้ที่เป็น PDF มาให้ แล้วไฟล์ PDF นี้ใช่ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หรือไม่
  2. PDF ใบแจ้งหนี้จะมีข้อมูลที่เป็นโครงสร้างที่สามารถนำใช้ในระบบบัญชีเจ้าหนี้หรือไม่
  3. จำเป็นต้องใช้ Digital/Electronic Signature หรือไม่        

ใบแจ้งหนี้ที่เป็น PDF ใช่ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หรือไม่

         เรามักพบการใช้ PDF เป็นใบแจ้งหนี้ แต่ส่วนใหญ่แล้วจะไม่ใช่ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่สะดวกต่อการนำไปใช้งานแบบอัตโนมัติ เนื่องจากว่า บางองค์กรใช้วิธีการพิมพ์ (Print) ใบแจ้งหนี้ออกมาเป็นกระดาษ (เพื่อเก็บใสแฟ้ม) แล้วนำใบแจ้งหนี้นั้นไปสแกน (Scan) เพื่อให้ได้ไฟล์ PDF เพื่อส่งต่อให้ผู้ซื้อ หรือบางรายทำได้ดีกว่า โดยการแก้ไขซอฟต์แวร์ให้สามารถนำไฟล์ออกมาเป็น PDF ได้เลย แต่ก็ยังไม่ใช่ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้อง

         ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (electronic invoice) ที่สะดวกต่อการทำไปใช้งานแบบอัตโนมัติควรเป็นไปตามนิยามนี้

“ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ควรแนบข้อมูลจากผู้ขาย ซึ่งข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบที่
ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable) ของผู้ซื้อสามารถนำไปบันทึกต่อได้อัตโนมัติ
โดยผู้ซื้อไม่ต้องใช้เจ้าหน้าที่ในการบันทึกข้อมูลเพิ่มเติม”

          ที่เป็นอยู่ในปัจจุบันนี้การส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อนั้น ผู้ขายจะต้องสอบถามทางผู้ซื้อว่าจะให้ส่งข้อมูลในรูปแบบ XML หรือ EDI (Electronic Data Interchange) ซึ่งจะเป็นแค่ไฟล์ข้อมูลเท่านั้น ไม่มีรูปเอกสารจริงให้เห็น รูปแบบการรับส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์นี้มีการกำหนดมาตรฐานใช้งานแล้วในหลายประเทศ เช่น

  • EDIFACT
  • UBL (Universal Business Language) [10]
  • Finvoice (Finland)
  • EHF (Elektronisk handelsformat) (Norway)
  • FacturaE (Spain)
  • FatturaPA (Italy)
  • CFDI (Mexico)
  • ISDOC (Czech republic)
  • E-faktura (Poland)
  • OIOUBL (Denmark)
  • PEPPOL BIS (Austria, France, Belgium)
  • Svefaktura (Sweden)
  • UBL-OHNL (Netherlands)
  • Nota Fiscal Eletrônica (Brazil)
  • ZugFerd (Germany)

          และในประเทศไทยก็มีมาตรฐานในการรับส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เช่นกันคือ ขมธอ.3-2560 แต่ยังมีผู้ประกอบการน้อยรายที่ทำ หลายๆ รายที่ทำอยู่ยังใช้ในรูปแบบเดิมที่เคยตกลงกันระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย จึงเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลานานพอสมควรในการที่ผู้ขายจะต้องทำข้อมูลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เพื่อส่งให้กับผู้ซื้อทุกราย

          หลายปีมานี้เทคโนโลยีด้านการเชื่อมต่อข้อมูลและความปลอดภัยได้รับการพัฒนาไปมาก และมีผู้ให้บริการทำใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (Service Provider) เกิดขึ้น เพื่อช่วยเป็นตัวกลางในการรับส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ โดยผู้ให้บริการจะมีเครื่องมือช่วยเปลี่ยนข้อมูลของผู้ขายให้เป็นรูปแบบที่ผู้ซื้อต้องการ

e-invoicing service provider

รูปการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ผ่านผู้ให้บริการ

  1. ผู้ขาย จะอัปโหลดไฟล์ XML หรือ EDI และอาจจะมี PDF ขึ้นเวปของผู้ให้บริการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e-invoice service provider)
  2. ผู้ให้บริการ ทำการแปลงรูปแบบข้อมูลของผู้ขายให้เป็นรูปแบบข้อมูลของผู้ซื้อ ในขั้นตอนนี้ผู้ขายและผู้ซื้อสามารถกำหนดเงื่อนไขการตรวจสอบข้อมูลเพิ่มเติมได้ และหากผู้ขายและผู้ซื้อไม่ต้องการรับภาระในการเก็บไฟล์ PDF และ XML ที่ส่งให้ผู้ซื้อ ก็สามารถใช้บริการเช่าพื้นที่เก็บข้อมูลได้เช่นเดียวกัน
  3. ผู้ซื้อ ได้รับไฟล์ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ตรวจสอบแล้ว และนำไฟล์นี้เข้าระบบบัญชีเจ้าหนี้ เพื่อทำการตั้งหนี้อัตโนมัติ

          ผู้ซื้อรายใหญ่ส่วนมากจะพัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อรองรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากใบแจ้งหนี้ที่ได้รับในแต่ละเดือนมีปริมาณมาก ยิ่งธุรกิจขยายตัวในทุกปีแนวโน้มที่จะต้องเพิ่มพนักงานเพื่อบันทึกข้อมูลตั้งหนี้ก็เพิ่มขึ้นทุกปีเช่นกัน ดังนั้นผู้ซื้อรายใหญ่จะเน้นการใช้งานใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก เพื่อให้ข้อมูลเข้าไปในระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable) ได้อัตโนมัติ และพยายามขอให้ผู้ขายส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ส่งมาให้แทนกระดาษ

PDF ใบแจ้งหนี้จะมีข้อมูลที่เป็นโครงสร้างที่สามารถนำใช้ในระบบบัญชีเจ้าหนี้หรือไม่

          ต้องทำความเข้าใจก่อนว่า ซอฟต์แวร์ระบบบัญชีที่ใช้ในปัจจุบันมีอยู่หลายยี่ห้อ และโครงสร้างข้อมูลก็ไม่เหมือนกัน ดังนั้นแล้วการที่ผู้ขายจะทำใบแจ้งหนี้ที่สามารถส่งไปให้ผู้ซื้อแต่ละรายได้เป็นเรื่องที่ต้องใช้ความพยายามพอสมควร เนื่องจากจะต้องทำสอบถามไปยังผู้ซื้อแต่ละรายว่าให้ส่งข้อมูลไปด้วยโครงสร้างแบบไหน ผู้ขายบางรายอาจจะเริ่มจากทำให้ผู้ซื้อรายใหญ่ก่อน ลักษณะของไฟล์ PDF ที่มีการแนบข้อมูลส่งไปให้ผู้ซื้อเพื่อนำเข้าระบบนั้น สามารถทำได้ 2 วิธี

  1. รวมไฟล์ PDF กับข้อมูลให้เป็นไฟล์เดียวกัน คือ เราสามารถรวมเป็นไฟล์เดียวได้โดยการทำให้ไฟล์เป็น PDF/A-3 ข้อดีของไฟล์ประเภทนี้คือ จะสามารถแนบไฟล์อะไรเข้าไปในไฟล์ PDF ก็ได้ ดังนั้นหลังจากที่ผู้ขายได้โครงสร้างข้อมูลจากผู้ซื้อแล้ว ทำการแก้ไขซอฟต์แวร์บัญชีให้สร้างไฟล์ PDF และแนบข้อมูลตามโครงสร้างเข้าไปในไฟล์ PDF นั้นเลย ข้อดีของวิธีนี้คือเราจะรับส่งไฟล์แค่ 1 ไฟล์ต่อ 1 ใบแจ้งหนี้เท่านั้น
  2. แยกไฟล์ PDF กับไฟล์ข้อมูล วิธีนี้จะทำได้ง่ายกว่าวิธีรวมไฟล์ แต่ว่าการได้ไฟล์ 2 ไฟล์ต่อ 1 ใบแจ้งหนี้นั้นจะมีสิ่งที่ต้องคำนึงคือ
    1. การส่งไฟล์ไปให้ผู้ซื้อนั้น จะต้องส่ง 2 ไฟล์เป็นคู่เสมอ
    2. จะไม่สะดวกนักหากต้องการส่งพร้อมกันหลายใบแจ้งหนี้ เพราะผู้ซื้อจะต้องทำการจับคู่ไฟล์ PDF และไฟล์ข้อมูลให้ตรงกัน และเมื่อการส่งผิดพลาดเกิดมีไฟล์หายไป 1 ไฟล์ จะต้องรู้ให้ได้ว่าเป็นไฟล์ของใบแจ้งหนี้คู่ไหน

          ด้วยปัญหาเหล่านี้จึงทำให้เกิดมีผู้ให้บริการทำใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งผู้ขายจะทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพียงรูปแบบเดียว และผู้ให้บริการจะทำการแปลงข้อมูลจากรูปแบบของผู้ขายให้เป็นรูปแบบที่ผู้ซื้อต้องการ แต่ทั้งนี้ผู้ขายจะต้องเริ่มต้นด้วยการกำหนดรูปแบบและเงื่อนไขในการตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ ของผู้ซื้อในแต่ละรายให้ถูกต้องก่อน

จำเป็นต้องใช้ Digital/Electronic Signature หรือไม่

          ในการรับส่งเอกสารเพื่อเป็นการยืนยันความเป็นเจ้าของและความรับผิดชอบ จะต้องมีการลงลายมือชื่อ ซึ่งในกรณีที่เป็นกระดาษเราก็ดูจากลายมือชื่อที่ลงนามไว้บนกระดาษ แต่สำหรับที่เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เราจะใช้การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) แทนการใช้ปากกา ซึ่งลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ นี้สามารถนำไปใช้ยืนยันความเป็นเจ้าของและความรับผิดชอบของผู้ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ (Digital Signature)

ทำไม PDF Invoicing จึงเป็นที่นิยมในยุโรป

          มีงานวิจัยของ Accounts Receivable Network ได้กล่าวไว้ว่าประเทศกลุ่มยุโรปนิยมใช้งาน ใบแจ้งหนี้ PDF เป็นอย่างมาก โดยองค์กรส่วนใหญ่จะได้รับไฟล์ PDF Invoices ผ่านทาง email และเป็นสัดส่วนที่มากกว่าที่ได้รับใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษ เหตุผลที่เป็นแบบนี้ก็เพราะว่าใบแจ้งหนี้ PDF สะดวกและง่ายต่อการใช้งาน ลดอุปสรรคของการส่งเอกสารจากผู้ขายไปยังผู้ซื้อ และซอฟต์แวร์บัญชีส่วนใหญ่รองรับการทำใบแจ้งหนี้ PDF ผู้ขายโดยส่วนใหญ่ชอบที่จะส่งใบแจ้งหนี้ให้กับผู้ซื้อผ่านทาง email

ใส่ความเห็น

Close Menu