รู้จัก PDF/A-3 ที่ใช้ทำ e-tax invoice กัน

รู้จัก PDF/A-3 ที่ใช้ทำ e-tax invoice กัน

          หลาย ๆ คนคงจะเคยใช้ไฟล์เอกสาร PDF (Portable Document Format) ไม่มากก็น้อย ไฟล์ PDF ได้ถือกำเนิดมาในปี 1993 โดย Adobe ใครรู้บ้างว่าทำไมโลกนี้จึงต้องมีไฟล์ประเภท PDF ทำไมไม่มีแค่รูปภาพเอกสาร หรือ Microsoft word … ผมมีเฉลยครับ ไฟล์ PDF ถูกออกแบบให้เป็นมาตรฐานที่เมื่อเวลาผ่านไป 20 ปี ไฟล์ PDF เดิมที่เราเคยเก็บไว้จะยังคงเปิดดูได้อยู่ โดยมีลักษณะเหมือนเดิม ทุกท่านลองนำไฟล์ Microsoft word จาก MS Word 2007 มาเปิดด้วย MS Word 2016 ดูก็จะรู้ครับ หรืออ่านความแตกต่างของ MS Word ได้ที่นี่ เนื่องจาก Microsoft Word ถูกพัฒนาความสามารถมากมายทำให้คุณลักษณะบางอย่างถูกดัดแปลง แล้ว PDF/A กับ PDF/A-3 ล่ะ คืออะไร แตกต่างจาก PDF อย่างไร แล้วทำไมกรมสรรพากรถึงเอามาใช้ในการทำ e-tax invoice อ่านลงไปเรื่อย ๆ ก็จะรู้ครับ

pdf history

ภาพประวัติของไฟล์ PDF

ความเป็นมาของ PDF/A

          PDF/A (PDF for Archiving) ได้รับการพัฒนาโดยคณะทำงานภายใต้การสนับสนุนของสมาคมเพื่อการจัดการสารสนเทศและภาพ (Association for Information and Image Management : AIIM) ซึ่งมีหน้าที่หลักในการพัฒนามาตรฐานสำหรับการจัดการสารสนเทศ การจัดการเอกสารและการสร้างภาพ โดยมีประธานคณะทำงานคือ Stephen Levenson จากสำนักงานของศาลสหรัฐอเมริกา (the Administrative Office of the U.S. Courts) คณะทำงานของ PDF/A เริ่มต้นพัฒนาในกลางปี 2002 และ ในปี 2005 “ISO Standard PDF/A” ได้รับการยอมรับว่าเป็นมาตรฐานสำหรับการจัดเก็บเอกสาร PDF ในระยะยาว ข้อกำหนดในส่วนแรกของมาตรฐานถูกกำหนดขึ้นโดยใช้ PDF version 1.4 เป็นพื้นฐานและเพิ่มกฎบางอย่างเข้าไป เช่น จะต้องทำให้การแสดงผลภาพของเอกสาร PDF ชัดเจน ไม่เกิดการบิดเบือนของภาพ และจะต้องแสดงผลได้โดยไม่อิงกับเทคโนโลยีของการพิมพ์หรือการแสดงผล รวมถึงจะต้องแสดงผลได้แม้ว่าอุปกรณ์นั้นจะมีประสิทธิภาพที่จำกัด

ลักษณะทั่วไปของ PDF/A

  • มีพื้นฐานอยู่บน PDF Reference 1.4
  • มี 2 แบบ คือ
    • PDF/A-1a สำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เช่น word processing  spreadsheets 
    • PDF/A-1b สำหรับเอกสารที่ได้รับการสแกนจากกระดาษหรือแผ่นไมโครฟิล์มเล็ก ๆ
  • ต้องการฟอนต์ฝังในเอกสาร ไม่อนุญาตการเชื่อมต่อกับภายนอก การฝังไฟล์ JavaScript หรือ multimedia ในเอกสาร
  • สีจะต้องเป็นอิสระจากอุปกรณ์ หมายความว่าใช้มาตรฐานช่องว่างของสีที่เป็นที่รู้จัก ตัวอย่างมาตราฐานช่องว่างของสี เช่น sRGB (standard RGB)
  • เรื่องความปลอดภัย PDF ทุกชนิดไม่อนุญาตให้มีการป้องกันด้วย password เนื่องจากในตอนนั้นคิดว่าคนเราจะจำ password ไม่น่าจะได้เมื่อเวลาผ่านไป 20 ปี
  • ต้องการ metadata (รายละเอียดเกี่ยวกับเอกสาร) เช่น หัวเรื่อง ผู้แต่ง คำสำคัญ ปรากฏในเอกสาร จุดประสงค์ของการมี metadata เพื่อช่วยให้ผู้อ่านเอกสารค้นหาและจัดจำแนกง่ายขึ้น

ความเป็นมาของ PDF/A-3

            หลังจากใช้ PDF/A มาได้หลายปีก็ได้กำหนดมาตรฐาน ISO Standard PDF/A-2 (ISO 19005-2) ออกมาในเดือนกรกฎาคม 2011 โดยมีคุณสมบัติเพิ่มเติมหลายอย่าง เช่น ให้สามารถฝังไฟล์แนบไว้ในไฟล์ PDF/A ได้ แต่จะต้องเป็นไฟล์ PDF/A และล่าสุดคณะกรรมการของ ISO ได้ออกมาตรฐานฉบับที่ 3 (ISO 19005-3) ในเดือนตุลาคม 2012 โดยมีชื่ออย่างเป็นทางการคือ

"Document management - Electronic document file format for long-term 
preservation - Part 3: Use of ISO 32000-1 with support for embedded
files (PDF/A-3)"

            เวอร์ชั่นนี้จะอยู่บนพื้นฐานของ ISO 32000-1 เช่นเดียวกับ PDF/A-2 โดย PDF/A-3 จะแบ่งออกเป็น 3 เกรดเหมือนกัน

            PDF/A-3a       จะสนใจเฉพาะส่วนของการเข้าใช้งานไฟล์ pdf

            PDF/A-3b       จะสนใจเกี่ยวกับความสมบูรณ์ของภาพที่แสดงผล คือจะต้องแสดงผลได้อย่างต่อเนื่อง คมชัด

            PDF/A-3u       ช่วยให้การค้นหา(search) และคัดลอก(copy) ข้อความที่เป็น Unicode บนเอกสารที่สร้างขึ้นแบบดิจิตอล รวมไปถึงเอกสารที่ได้จากการทำ OCR (optical character recognition)

            PDF/A-3 โดยหลักแล้ว เพิ่มคุณสมบัติที่สำคัญ 1 อย่าง คือ สามารถฝังไฟล์เอกสารชนิดอื่นที่มาตรฐาน PDF/A ไม่ได้รองรับลงไปในไฟล์ PDF ได้ เช่น Excel, Word, HTML, CAD หรือ XML ถึงแม้ว่าจะขัดกับหลักการเริ่มต้นของ PDF แต่บริษัทจากหลายกลุ่มอุตสาหกรรมมีความต้องการให้ความสามารถนี้เกิดขึ้น เนื่องจากมีความต้องการเก็บไฟล์ต้นฉบับฝังเข้าไปกับไฟล์ PDF/A

            มาตรฐานฉบับนี้จะรองรับเฉพาะการเปิดดูไฟล์ PDF/A บนโปรแกรมที่รองรับมาตรฐานนี้เท่านั้น สำหรับการจะเปิดดูไฟล์เอกสารแนบประเภทอื่นที่ไม่ได้อยู่ในมาตรฐาน PDF/A อาจจะต้องใช้วิธีการดึงไฟล์ที่แนบไว้ออกมาจาก PDF/A-3 แล้วเปิดด้วยโปรแกรมอื่นที่สามารถเปิดได้

การที่กรมสรรพากรเลือกให้ส่ง e-tax invoice ด้วย PDF/A-3 นี้ ก็เพื่อประโยชน์คือ

  1. คนอ่านได้ เนื่องจากเมื่อเปิด PDF/A-3 แล้วคนสามารถอ่านออกเหมือน PDF ทั่วไป
  2. เครื่องคอมพิวเตอร์อ่านออก เนื่องจากกรมสรรพากรบอกให้แนบไฟล์ XML ที่มีโครงสร้างตามที่ระบุไว้ที่เอกสาร “ข้อเสนอแนะมาตรฐานฯการใช้ข้อความ XML สำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงาน (ขมธอ. 14-2560)” เพื่อให้ซอฟต์แวร์ของกรมสรรพากรอ่านข้อมูลได้  
e-tax invoice pdf example

ภาพตัวอย่างไฟล์ PDF/A-3 ที่แนบไฟล์ XML ไว้ ตามแบบของ e-tax invoice ที่กรมสรรพากรต้องการ        

 

ขอบคุณข้อมูลจาก      

www.nstda.or.th

www.pdf-tools.com

                       

ใส่ความเห็น

Close Menu