บริษัท Deloitte ประเทศสหรัฐอเมริกา ได้มีการสำรวจข้อมูลจากบริษัททางการเงิน, การบัญชี และบริษัทให้คำปรึกษาชั้นนำมากกว่า 1,700 บริษัท มี 52.8% บอกว่าในปีนี้ (2018) องค์กรของพวกเขามีแผนที่จะปรับปรุงวิธีการทำงาน โดยการนำ robotic process automation (RPA), analytic และเทคโนโลยีอื่นที่ใช้สำหรับงานด้านการเงินและการบัญชี และ 34.7% มองว่าการนำ robotic process automation (RPA) เข้ามาใช้กับงานด้านการเงินและการบัญชี เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและควบคุมกระบวนการทำงานภายในคืองานสำคัญที่จะต้องทำเร่งด่วน และหนึ่งในงานด้านการบัญชีที่เราสามารถนำ robotic process automation เข้ามาช่วยงานได้คือเรื่อง “ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์” (e-tax invoice) ผมขอเล่าจากภาพนะครับ
รูปการนำ robotic process automation (RPA) มาใช้ในการทำ e-tax invoice
จากรูป เราสามารถช่วยลดการทำงานของคนได้โดยการนำ robotic process automation (RPA) มาใช้งาน
ขั้นตอนการทำงานของ robotic process automation
- ให้ robot ทำการดึงข้อมูล (Extract) ข้อมูลใบแจ้งหนี้จากระบบ ERP ออกมา จะเป็นไฟล์รูปแบบไหนก็ขึ้นอยู่กับระบบต้นทางที่ไปดึงข้อมูล ซึ่งระบบ ERP นี้มีหลายหลายมาก ทั้งเป็น web application, windows application, AS400 ฯลฯ เนื่องจาก robot มีคุณสมบัติที่สามารถเข้าใช้งาน application ได้หลายรูปแบบ จึงทำให้ใช้งานกับ application ส่วนใหญ่ได้
- Robot จะนำข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่ได้มา ไปบันทึกต่อให้ในระบบบัญชี บางท่านอาจจะสงสัยว่า robot จะบันทึกข้อมูลให้เราได้อย่างไร ให้นึกภาพตามอย่างนี้นะครับ ปกติคนทำงานจะต้องใช้คีย์บอร์ดเพื่อพิมพ์ตัวอักษรและใช้เมาส์เพื่อเลื่อน Pointer พอเป็น robot ก็พิมพ์ตัวอักษรและเลื่อน pointer ได้เช่นกัน แต่ไม่ต้องใช้คีย์บอร์และเมาส์ เราเพียงแค่บอก robot ว่าเอาข้อมูลจากที่ไหนมาคีย์ คีย์ในช่องไหน และกดปุ่มไหนเมื่อต้องการบันทึกข้อมูล ทั้งนี้การทำงานในลักษณะนี้ ส่วนใหญ่แล้วจะมีในบริษัทขนาดปานกลางถึงขนาดใหญ่ เนื่องจากมีจำนวน transaction ที่ค่อนข้างเยอะ การใช้คนในการบันทึกบัญชีอาจจะเป็นเรื่องที่น่าเบื่อและมีความผิดพลาดที่เกิดจากคนได้ง่าย ในการที่จะพัฒนาให้เป็นระบบที่เป็นอัตโนมัติมากขึ้นนั้น คุณสามารถให้ robot ทำงานในส่วนนี้แทนคุณได้ โดยสามารถเราสอนให้ robot รู้ว่ารายการขายแบบนี้ จะต้องลงบัญชีหมวดไหน ฝั่งเดบิต หรือเครดิต
- ต่อมาก็ถึงขั้นตอนการสร้างใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-tax invoice) ก็จะขึ้นอยู่กับวิธีการที่แต่ละองค์กรเลือกส่ง e-tax invoice ให้กรมสรรพากรผ่านช่องทางไหน หากเลือกส่ง e-tax invoice by email ปัจจุบันนี้กรมสรรพากรบังคับให้ส่งเป็น PDF/A-3 แล้ว หรือถ้าเลือกเป็น web upload ก็จะต้องทำเป็นไฟล์ XML ตาม “ข้อเสนอแนะมาตรฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารที่จำเป็นต่อธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ว่าด้วยข้อความอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับการซื้อขายสินค้าและบริการ (ขมธอ.3-2560)” และทำการลงลายเซ็นดิจิตอลของผู้ประกอบการให้เรียบร้อย ขั้นตอนนี้เราสามารถเลือกได้ว่าจะทำระบบขึ้นมาเอง หรือจัดหาระบบจากผู้เชี่ยวชาญ หรือจะเลือกใช้บริการ cloud service จากผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญก็ได้ ผมขอยกตัวอย่างว่าเราเลือกใช้วิธีการส่งข้อมูลให้สรรพากรผ่าน web upload โดยใช้ cloud service เราก็ทำแค่เพียงกำหนดให้ robot ส่งข้อมูลในรูปแบบที่ cloud service ต้องการ เช่น ระบบ GetInvoice รับข้อมูลในรูปแบบไฟล์ XML เราก็ให้ robot นำข้อมูลใบแจ้งหนี้มาสร้างไฟล์ XML และนำที่ทำได้ upload ไปให้ระบบ GetInvoice เท่านี้เราก็จะได้ไฟล์ XML ที่ลงลายเซ็นดิจิตอลเรียบร้อยกลับมา
รูปตัวอย่างไฟล์ XML เพื่อนำเข้าระบบ GetInvoice
- เมื่อเราได้ไฟล์ XML กลับมาแล้ว เราก็ทำการบอก robot ให้เอาไฟล์นี้ upload ไปยังเวปไซด์ของกรมสรรพากร เพียงเท่านี้ ก็จะจบกระบวนการทำ e-tax invoice เพื่อส่งไปให้กรมสรรพากรแบบถูกต้องแล้ว แต่…ไฟล์ XML ที่เราได้มาจำนวนมากนี้ เราจะดูแลอย่างไรดี
- คำตอบก็คือ เราก็จัดหาโปรแกรมพวก Document Management เข้ามาเก็บไฟล์ XML เหล่านี้ เช่น MS Sharepoint, Alfresco, OpenText Documentum, Kimios, Nuxeo ฯลฯ แต่เราก็จะต้องลงทุกซื้อเครื่องแม่ข่าย และระบบ security ที่มีมาตรฐานเพื่อป้องกันการเข้าถึงไฟล์ข้อมูลจากบุคคลภายนอกที่ไม่ประสงค์ดี หรือเราอาจจะเลือกเก็บไฟล์ไว้กับผู้ให้บริการ cloud storage อย่างเช่น dropbox ก็เป็นได้ และผมเองก็ขอแนะนำ cloud storage ที่เหมาะสำหรับการเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับนักบัญชีโดยเฉพาะ คือ iDex ซึ่งในเว็ปนี้คุณสามารถใช้บริการได้ฟรี บริหารจัดการเอกสารได้ง่าย และยังสามารถค้นหาข้อมูลได้จากเนื้อหาในไฟล์ได้ด้วย
รูปตัวอย่างหน้าจอออกแบบกระบวนการทำงานของ robotic process automation (RPA)
สองปีที่ผ่านมากิจกรรมการส่งเสริม e-tax invoice / e-receipt จากกรมสรรพากรมีมาอย่างต่อเนื่อง หลายๆ คนเริ่มมองเห็นข้อดีและคิดอยากจะทำ แต่ติดปัญหาตรงที่ไม่รู้จะเริ่มอย่างไร บางบริษัทฯก็มีปริมาณข้อมูลมีจำนวนมากที่หากต้องใช้คนนั่งทำก็อาจจะเสียเวลากับการต้องทำกระบวนการบางอย่างที่ต้องทำเพิ่มจากเดิมที่เคยทำอยู่ ผมคิดว่าการนำ robotic process automation (RPA) เข้ามาช่วยการทำงานในส่วนนี้ จะเอื้อประโยชน์ให้ได้ ไม่ใช่เพียงแค่การทำ e-tax invoice เท่านั้น แต่ยังสามารถช่วยลดงานที่ใช้คนทำแบบซ้ำ ๆ ทุกวันได้ เพื่อที่เราจะได้นำทรัพยากรคนมาทำงานที่มีประโยชน์กับองค์กรของเราต่อไป
