เมื่อไม่นานมานี้ประเทศเวียดนามได้ออกกฎหมายเลขที่ 119/2018/ND-CP ว่าด้วยเรื่องการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e-invoices) สำหรับการขายสินค้าและบริการ โดยกฎหมายเลขที่ 119 นี้จะมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 พฤศจิกายน 2561 รัฐบาลตั้งเป้าหมายไว้ว่าภายในปี 2563 จะต้องมีบริษัทอย่างน้อย 90 เปอร์เซ็นต์ใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (หรือที่ในประเทศไทยเรียกว่า ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Tax Invoice)
ประเภทใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะมีอยู่ 2 ประเภท คือ
ประเภทแรก คือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีรหัสยืนยันของหน่วยงานด้านภาษี (เหมือนกรมสรรพากรบ้านเราซึ่งต่อไปในบทความนี้ขอเรียกว่าสรรพากรเพื่อให้เข้าใจง่าย) อยู่ด้วย จะสามารถใช้เอกสารนี้ในการเคลมภาษีได้
ประเภทที่สอง คือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่มีรหัสยืนยันของสรรพากรอยู่ด้วย ก็จะไม่สามารถนำไปใช้ในการเคลมได้
บริษัทในกลุ่มธุรกิจไฟฟ้า, ปิโตรเลียม, การสื่อสารโทรคมนาคม, การสินเชื่อทางการเงิน, การขนส่ง, อีคอมเมิร์ซ, ประกันภัย, ซุปเปอร์มาเก็ต และธุรกิจการค้า สามารถใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยไม่ต้องมีรหัสยืนยันของสรรพากร และนอกจากนี้ธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลการซื้อขายส่งตรงไปยังสรรพากร หรือมีเทคโนลียีพื้นฐาน ซอฟต์แวร์ทางบัญชี และ ซอฟต์แวร์จัดการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ตามกฎระเบียบ ไม่จำเป็นต้องใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีรหัสยืนยันของสรรพากร
สำหรับบุคคลทั่วไปและบริษัทที่ทำธุรกิจในด้านการเกษตร ป่าไม้ ประมง และก่อสร้างที่มีพนักงานในบริษัทมากกว่า 10 คน และมีรายได้ต่อปีมากกว่า 3 พันล้านดองในปีที่ผ่านมาจะต้องใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีรหัสยืนยันของสรรพากร ส่วนในกลุ่มธุรกิจค้าขายและบริการ ถ้าบุคคลหรือบริษัทใดที่มีรายได้ต่อปีมากกว่า 1 หมื่นล้านดองจำเป็นต้องใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีรหัสยืนยันเช่นเดียวกัน
การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
บริษัทต่าง ๆ จำเป็นจะต้องจดทะเบียนก่อนที่จะใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้ได้รับการอนุมัติจากสรรพากรผ่านทางเว็ปไซต์
หน่วยงานธุรกิจและบุคคลที่กำลังขายสินค้าหรือให้บริการจำเป็นที่จะต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้กับผู้ซื้อในรูปแบบที่เป็นมาตรฐานที่ได้รับการกำหนดโดยสรรพากร ซึ่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์นี้จะต้องมีข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วนตามที่มาตรฐานกำหนด
ในกรณีที่ใช้ระบบจัดการงานหน้าร้านค้า (Point of sale : POS) ผู้ขายจำเป็นจะต้องจดทะเบียนการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับการนำส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไปยังหน่วยงานสรรพากรผ่านทางระบบจัดการงานหน้าร้านค้า
ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์นี้สามารถพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษเพื่อใช้ในการทำงานด้านบัญชีได้ แต่จะไม่สามารถนำไปใช้แทนใบกำกับภาษีในการทำธุรกรรมได้
ช่วงระยะเวลาในการเปลี่ยนแปลงระบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
หน่วยงานธุรกิจที่ใช้วิธีการพิมพ์เอกสารใบแจ้งหนี้หรือได้รับเอกสารใบแจ้งหนี้ที่จดทะเบียนไว้กับสรรพากรก่อนวันที่ 1 พฤศจิกายน 2561 สามารถใช้วิธีการเอกสารแบบเดิมได้จนถึงวันที่ 31 ตุลาคม 2563 ตามกฎหมายเลขที่ 51/2010/ND-CP และกฎหมายเลขที่ 04/2014/ND-CP
ในกรณีที่หน่วยงานธุรกิจที่ได้รับแจ้งเพื่อให้เปลี่ยนเป็นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ระหว่างวันที่ 1 พฤศจิกายน 2561 และ 31 ตุลาคม 2018 และหน่วยงานธุรกิจนั้นไม่สามารถจัดการโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศได้ตามที่สรรพากรกำหนดไว้ได้ จำเป็นจะต้องส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ทั้งหมดให้กับสรรพากรในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และสำนักงานด้านภาษีจะนำข้อมูลใบแจ้งหนี้เหล่านี้ใส่เข้าไปในฐานข้อมูลและส่งต่อไปยังเว็ปพอร์ทัลของหน่วยงานสรรพากรต่อไป
องค์กรสาธารณะพวกสถานประกอบการทางการแพทย์และโรงเรียนที่ใช้ใบเสร็จรับเงินค่าธรรมเนียม ได้รับอนุญาตให้ใช้ใบเสร็จรับเงินได้แต่จะต้องทำให้เป็นใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ตามแผนของกระทรวงการคลัง
ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะไม่เพียงทำให้คุณประหยัดเวลาและต้นทุนเท่านั้น แต่ยังช่วยลดภาระในการบริหารจัดการด้านเอกสารได้และยังช่วยงานด้านการกระทบยอดบัญชี ลดการทุจริตด้านการเรียกเก็บเงิน และทำให้การทำงานด้านการเงินเกิดความโปร่งใส ตามที่รัฐบาลเวียดนามได้ประเมินไว้ว่า ใบแจ้งหนี้ปริมาณ 2.5 พันล้านใบใน 1 ปี สามารถลดต้นทุนได้ราว ๆ 1 ล้านล้านดอง (หรือประมาณ 1,300 ล้านบาท)
รัฐบาลเวียดนามเอาจริงเอาจังกับเรื่องนี้มาก จะเห็นได้ว่ากฎหมายที่ออกมาใช้วิธีบังคับให้ทุกภาคส่วนของธุรกิจต้องใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้กระดาษแบบเดิมทั้งหมด ซึ่งแตกต่างกับประเทศไทยที่อนุโลมให้ใช้ตามความสมัครใจ นั่นหมายถึงผู้ประกอบการไทยจะต้องช่วยกันผลักดันไม่ใช่แค่รอให้รัฐบาลบังคับถึงจะทำ
