ในหลายปีที่ผ่านมามีความพยายามของบริษัทฯ ขนาดใหญ่ที่มีรายการซื้อขายจำนวนมากที่จะปรับปรุงกระบวนการทำงานในส่วนของงานบัญชีเจ้าหนี้ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากช่วงสิ้นเดือน (Month-End) เป็นช่วงที่ถือว่าเป็นฝันร้ายของเจ้าหน้าที่บัญชีอย่างมากที่ต้องเร่งปิดบัญชีให้ทันตามกรอบเวลาที่วางไว้ ในบทความนี้จะขอยกตัวอย่างการนำเทคโนโลยีมาช่วยในการทำให้การบันทึกบัญชีรวดเร็วขึ้นและเป็นอัตโนมัติมากขึ้น ซึ่งในประเทศทางฝั่งตะวันตกได้มีการพัฒนามาก่อนหน้าเรากว่า 10 ปีแล้ว ในกระบวนการของบัญชีเจ้าหนี้นั้นเริ่มจากการที่เจ้าหนี้หรือผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ส่งสินค้าและบริการให้ผู้ซื้อเรียบร้อยแล้วและต้องการวางบิลเพื่อเก็บเงิน ทางเจ้าหนี้จะทำการจัดทำใบกำกับภาษี (Tax Invoice) หรือใบส่งของและหรือใบเสร็จรับเงินส่งให้ทางผู้ซื้อ ซึ่งในปัจจุบันอาจจะส่งได้หลายช่องทางเช่น ส่งเป็นอิเล็กทรอนิกส์ผ่านอีเมล์ หรือส่งทางแฟกซ์ หรือส่งเป็นกระดาษ เจ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้ก็จะการนำใบส่งของหรือใบกำกับภาษีนั้นไปตรวจสอบในระบบโดยตรวจสอบก่อนว่ามีการวางบิลซ้ำหรือไม่ และตรวจสอบจากใบสั่งซื้อว่ารายการที่ส่งมีราคาและจำนวนตรงกับในใบสั่งซื้อหรือไม่ นอกจากนั้นต้องบันทึกรหัสบัญชีค่าใช้จ่ายให้ตรงกับหมวดค่าใช้จ่ายอีกด้วย หากทุกอย่างถูกต้องก็จะบันทึกตั้งหนี้และส่งงานให้ผู้มีอำนาจอนุมัติจ่าย และเมื่อผ่านการอนุมัติก็จะส่งไปเข้าสู่กระบวนการทำจ่ายเงินต่อไป
ในการทำให้กระบวนการดังกล่าวข้างต้นให้เป็นระบบอัตโนมัติมากขึ้นนั้นจะพิจารณาจากปริมาณข้อมูลด้านขาเข้าที่มีจำนวนมากซึ่งส่วนใหญ่เป็นช่องทางที่มาจากกระดาษและเทคโนโลยีที่ใช้คือเทคโนโลยีที่เรียกว่า OCR (Optical Character Recognition) โดยการนำใบส่งของหรือใบกำกับภาษีมาทำการสแกนให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์และใช้วิธีการ OCR เพื่อแปลงค่าในรูปภาพให้เป็นตัวอักษรที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถนำไปใช้ในการดึงใบสั่งซื้อจากฐานข้อมูลของระบบบัญชี(Matching PO) แล้วทำการจับคู่รายการระหว่างใบส่งของและใบสั่งซื้อเพื่อตรวจสอบว่าจำนวนและราคาตรงกันหรือไม่ โดยหากใบสั่งซื้อใบนั้นมีการบันทึกรหัสบัญชี (Account Code) ไว้ก็จะทำการดึงมาด้วยเพื่อ Post ไปยังระบบบัญชีให้โดยอัตโนมัติ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นไม่ใช่ว่าเทคโนโลยีดังกล่าวจะไม่มีข้อผิดพลาดเลย จากประสบการณ์ที่ผ่านมาพบสาเหตุหลายประการณ์ที่ทำให้ระบบทำงานได้ไม่เป็นไปตามที่นักบัญชีคาดหวังมากนัก ซึ่งปัจจัยที่ทำให้เกิดเหตุการณ์ดังกล่าวได้แก่
- คุณภาพของภาพที่สแกนไม่ได้เป็นไปตามที่ควรจะเป็น
- ขนาดของตัวอักษรบนเอกสารของเจ้าหนี้บางรายมีขนาดเล็กมาก
- รายละเอียดของสินค้าในฝั่งผู้ซื้อและผู้ขายไม่ตรงกัน เช่น ผู้ขายบันทึกเป็น “กรรไกร ตราช้าง ขนาด 7 นิ้ว” ในขณะที่ผู้ซื้อบันทึกเป็น “กรรไกร ขนาด 7” ตราช้าง”
- ในใบส่งของหรือใบกำกับภาษีของผู้ขายบางรายมีรหัสสินค้า (Item Code) แต่บางรายไม่มีและที่มีก็ยังตั้งรหัสไม่ตรงกับฝั่งผู้ซื้อทำให้ไม่สามารถจับคู่รายการได้
- ความแม่นยำของเทคโนโลยี OCR ในการอ่านภาษาไทยเอง
End-to-End Document Process Automation from AR to AP
ในการปรับปรุงให้ระบบนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้นนั้นวิธีที่ดีที่สุดคือการลดปริมาณใบกำกับภาษีที่เป็นกระดาษลงโดยหันมาใช้ใบกำกับภาษีที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) แทน โดยขณะนี้ทางกรมสรรพากรและสำนักงานพัฒนาธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ได้ร่วมมือกันสร้างมาตรฐานและระเบียบในการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นมาให้ผู้ประกอบการได้ใช้ โดยการให้จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) ให้อยู่ในรูปแบบของ PDF/A-3 ซึ่งจะมีข้อมูลที่เราสามารถนำมาประมวลผลในการบันทึกบัญชีเจ้าหนี้แบบอัตโนมัติได้เลยโดยไม่ต้องทำการ OCR ทำให้ปัญหาที่เกิดขึ้นหายไปเกือบทุกข้อ ยกเว้นเรื่องของรหัสสินค้าที่ไม่ตรงกัน ซึ่งผู้ประกอบการต้องหาวิธีแก้ต่อไปเช่นการทำการจับคู่รายการด้วยรหัสสินค้า (mapping item code) หรือการตั้งมาตรฐานในการตั้งรหัสสินค้าขึ้นมาใช้ร่วมกัน
ในการอิมพลีเม้นท์ใช้แค่ภายในองค์กรเราอย่างเดียวก็ไม่สามารถไปถึงจุดที่จะทำให้เกิดเป็นระบบอัตโนมัติตลอดกระบวนการได้ (End- to-End document process automation) เราจำเป็นต้องชักชวนทั้งซัพพลายเออร์และลูกค้าของเราให้ใช้และรับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ร่วมกัน จะเห็นได้ว่าการนำระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ( e-Tax Invoice & e-Receipt ) มาใช้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจ เพิ่มผลผลิต เพิ่มความเร็วในการชำระเงิน และลดข้อผิดพลาดได้อย่างมาก จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมหลายๆ ประเทศกำลังเร่งที่จะนำระบบนี้มาใช้อย่างแพร่หลายก็เพื่อจะได้เปรียบในด้านประสิทธิภาพในการแข่งขัน เราคงต้องกลับมานั่งทบทวนแล้วว่า เรายินดีที่จะเป็นส่วนหนึ่งในการผลักดันให้ประเทศมุ่งหน้าไปสู่ไทยแลนด์ 4.0 ได้เร็วขึ้นหรือไม่
