สต๊อกสินค้า (Stock) หรือ สินค้าคงคลัง คือ สินค้าหรือวัสดุที่เก็บไว้โดยอาจเป็นสินค้าที่อยู่ในกระบวนการผลิต ทั้งก่อนผลิต ระหว่างผลิต และผลิตสำเร็จรอจำหน่าย แต่ในบางบริษัทอาจนับเพียงสินค้าสำเร็จรูปเท่านั้น
แน่นอนว่าบริษัทที่มีสต๊อกสินค้าหรือสินค้าคงคลัง ต้องมีเรื่องท้าทายในการจัดการกับสต๊อกสินค้าอย่างแน่นอน ทั้งเรื่องสต๊อกไม่เพียงพอ จัดเก็บไม่ถูกที่ สินค้าสูญหาย และปัญหาอื่น ๆ วันนี้เราจะมารวบรวมข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการจัดการสินค้าคงคลังทั้งส่วนที่เกี่ยวกับการจัดการและส่วนที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชี ดังนี้
ข้อผิดพลาด สต๊อกสินค้า ที่เกี่ยวกับการจัดการ
1. พนักงานของบริษัทยังขาดความรู้ในการจัดการ สต๊อกสินค้า
พนักงานที่จัดการสินค้าคงคลังได้ ต้องมีความรู้และมีความเข้าใจเป็นอย่างดี หลายครั้งที่บริษัทมักมองข้ามการจัดสินค้าคงคลัง โดยใช้พนักงานทั่วไป แต่ในความเป็นจริง กระบวนการในการจัดการสินค้า มีวิธีการที่ซับซ้อน และต้องมีการวางระบบอย่างดี เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ นอกจากใช้พนักงานที่มีความสามารถแล้ว ควรมีการอบรมเพื่อเพิ่มความรู้และความเข้าใจ หรือบริษัทควรมีการจัดหาผู้จัดการด้านการสต๊อกสินค้าโดยเฉพาะ เพื่อให้สามารถตัดสินใจและรับผิดชอบงานทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. การคาดการณ์ สต๊อกสินค้า ที่ผิดพลาด
การคาดการณ์สินค้าคงคลังที่ผิดพลาด แน่นอนว่าจะทำให้บริษัทต้องสูญเสียรายได้จากการขายสินค้าหรือการผลิตสินค้า อีกทั้งยังส่งผลให้คู่แข่งได้เปรียบในการแข่งขัน และที่สำคัญที่สุด คือ สูญเสียลูกค้าที่คาดหวังว่าจะได้รับสินค้า ยิ่งสินค้าเป็นที่นิยมมากเท่าไร ค่าเสียโอกาสในการสต๊อกผิดพลาดยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น ในทางตรงกันข้าม หากบริษัทสต๊อกสินค้ามากจนเกินไป ย่อมทำให้บริษัทต้องแบกรับต้นทุนในการเก็บรักษา และเงินลงทุนย่อมจมไปกับสินค้าที่สต๊อกอีกด้วย ฉะนั้นการคาดการณ์สต๊อกสินค้าผิดพลาดจึงเป็นปัญหาที่พบได้บ่อยในการจัดการ
3. การไม่จัดเก็บข้อมูล สต๊อกสินค้า อย่างเป็นระบบ
การเก็บข้อมูลสินค้าคงคลังแบบไฟล์เอ็กเซล หรือแบบจดบันทึก ทำให้การจัดการจัดการสินค้าคงคลังมีปัญหา เนื่องจากข้อผิดพลาดในการคีย์ข้อมูลการใส่รหัส ตัวเลข จำนวน หรือการทำข้อมูลสูญหาย สามารถผิดพลาดได้เสมอ ดังนั้นบริษัทควรมีโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพ เพื่อช่วยจัดการสินค้าคงคลังให้สามารถบอกจำนวนสินค้าที่เป็นปัจจุบันและถูกต้องได้
4. ไม่มีการนับ สต๊อกสินค้า อย่างสม่ำเสมอ
หลาย ๆ บริษัทมักตรวจนับสินค้าคงคลังเมื่อต้องมีการทำรายงานสินค้าคงเหลือ เพื่อปิดงบการเงิน หรือจะทำการนับแค่ปีละ 1-2 ครั้ง แต่ในความเป็นจริงการนับสินค้าคงเหลือควรนับอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้สินค้าคงเหลือเป็นปัจจุบันมากที่สุด ไม่ใช่นับเพื่อส่งรายงานเท่านั้น อีกทั้งการนับสินค้าคงเหลือยังมีประโยชน์ในการจัดการ คาดการณ์ และจัดหาสินค้าเพิ่ม เพื่อให้สามารถดำเนินการผลิตสินค้า หรือขายได้อย่างต่อเนื่อง และยังเป็นผลดีอย่างมากในการทำรายงานสินค้าคงเหลือ
ข้อผิดพลาด สต๊อกสินค้า ที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชี
ในทางบัญชีทุกสิ้นปีบริษัทต้องมีการตรวจนับสินค้าคงเหลือ เพื่อสำรวจว่ามีมูลค่าคงเหลือที่มีอยู่จริงเท่าไรและทำรายงานเพื่อเป็นเอกสารประกอบการปิดงบการเงินประจำปี แน่นอนว่าการนับสินค้าคงคลังในบางครั้งย่อมมีข้อผิดพลาดจากการตรวจนับสินค้าคงเหลือ ซึ่งโดยส่วนใหญ่จะสามารถแบ่งได้เป็น 2 กรณี ดังนี้
1. สินค้าคงเหลือในบัญชี มีมากกว่าข้อเท็จจริง
จากการนับสินค้าคงคลังพบว่า สินค้าคงเหลือที่ถูกระบุไว้ในบัญชีมีมากกว่าสินค้าคงคลังที่มีอยู่จริง ซึ่งสาเหตุอาจเกิดจาก
- ไม่รับรู้รายได้ตามข้อเท็จจริง
- บันทึกรายได้ แต่ไม่ได้บันทึกต้นทุนขายทันที (กรณีวิธีบันทึกบัญชีแบบต่อเนื่อง-Perpetual Inventory Method)
- การบันทึกสินค้าคงเหลือปลายงวดตามวิธีการบันทึกบัญชีแบบสิ้นงวด – Periodic Inventory Method มิได้เป็นตามข้อเท็จจริง
- สินค้าสูญหาย
แนวทางการแก้ไขปรับปรุง
ให้ปรับปรุงตามสินค้าคงเหลือตามสินค้ามีที่อยู่จริง หรือตามระบบสินค้าคงเหลือคลังสินค้า และบริษัทต้องตรวจสอบว่ามีเอกสารขายที่ไม่ได้ลงบัญชีที่ผ่านมาหรือไม่
2. สินค้าคงเหลือในบัญชี มีน้อยกว่าข้อเท็จจริง
จากการนับสินค้าคงคลังพบว่า สินค้าคงเหลือที่ถูกระบุไว้ในบัญชีมีมีน้อยกว่าสินค้าคงคลังที่มีอยู่ ซึ่งสาเหตุอาจเกิดจาก
- ไม่บันทึกรายการซื้อสินค้าตามข้อเท็จจริง
- สินค้าเกินเนื่องจากการนับสต๊อกสินค้า
แนวทางการแก้ไขปรับปรุง
ให้ปรับปรุงตามสินค้าคงเหลือตามสินค้ามีที่อยู่จริงที่มีจริงตามที่ตรวจนับได้ หรือตามระบบสินค้าคงเหลือของคลังสินค้า และกิจการต้องตรวจสอบว่ามีเอกสารการซื้อที่ไม่ได้ลงบัญชี ที่ผ่านมาหรือไม่
สรุป
ข้อผิดพลาดจากการนับสินค้าคงเหลือ สาเหตุใหญ่ ๆ มาจากการไม่ตรวจนับสินค้าคงเหลืออย่างสม่ำเสมอ ซึ่งจะส่งผลกระทบไปถึงการบันทึกบัญชีทำให้มีข้อผิดพลาด ทั้งการที่สินค้าคงเหลือในบัญชีมีน้อยกว่าข้อเท็จจริง และสินค้าคงเหลือในบัญชีมีมากกว่าข้อเท็จจริง ซึ่งหากส่งรายงานสินค้าคงคลังไป แล้วมีการตรวจสอบพบว่าไม่ตรงกับความเป็นจริงจะทำให้บริษัทต้องทำการแก้ไขงบการเงินให้ถูกต้อง และนอกจากนี้อาจจะโดนประเมินภาษีเพิ่มเติม จากสินค้าคงคลังที่เพิ่มหรือที่หายไป ดังนั้นบริษัทควรมีการจัดการให้สินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ ใช้พนักงานที่มีความรู้ จัดการสินค้าคงคลังอย่างเป็นระบบ และที่สำคัญทำการตรวจนับอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น
