Invoice หรือใบแจ้งหนี้ เป็นสิ่งที่น่าปวดหัวสำหรับผู้ประกอบการอยู่พอสมควร เนื่องจากมีหลายประเภท และมีการใช้งานที่แตกต่างกัน เรียกได้ว่ามือใหม่ที่ต้องทำเอกสารจะต้องมีความสงสัยและมีคำถามเกี่ยวกับ Invoice อย่างแน่นอน ดังนั้น วันนี้เราจะมาอธิบายใบแจ้งหนี้ 2 ประเภทที่มีการเรียกเก็บจากลูกค้า บ่อย ๆ นั่นก็คือ Proforma invoice และ Commercial invoice และจะชี้ให้เห็นถึงความแตกต่างของทั้งสองประเภท ดังนี้
คือ เอกสารที่ยืนยันการจำหน่าย และโอนกรรมสิทธิ์สินค้าระหว่าง ผู้ผลิต และผู้สั่งซื้อ โดยในเอกสารจะให้คำอธิบายที่ถูกต้องเกี่ยวกับสินค้าที่ถูกส่ง เช่น รายการจำนวนสินค้า น้ำหนัก ราคาต่อหน่วย ราคารวม ประเภทของราคาที่ทำการซื้อขาย จำนวนหีบห่อ พาหนะที่ทำการขนส่ง หรือชื่อลูกค้า ซึ่งแยกออกเป็นรายการ พร้อมกำหนดวันและเวลาที่ลูกค้าต้องชำระตามกำหนด ซึ่งโดยมากแล้วจะมีรายละเอียดเหมือนกับ Proforma invoice จะต่างกันตรงวันที่ออกเอกสาร เนื่องจาก Commercial invoice จะออกให้หลังจากผู้ซื้อได้รับสินค้าเรียบร้อยแล้วหรือสามารถส่งไปพร้อมกับสินค้าได้ โดยในแต่ละบริษัทก็จะมี Form ในการออก invoice ของตนเอง เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสินค้า
คือ เอกสารที่ใช้ในการแจ้งรายละเอียดสินค้า ราคา เงื่อนไขในการจ่ายเงิน และเงื่อนไขในการขนส่ง โดยผู้ผลิตหรือจำหน่ายสินค้า จะจัดทำ Proforma Invoice ขึ้น เพื่อส่งไปยังลูกค้าหรือผู้ซื้อ เมื่อลูกค้าหรือผู้ซื้อยอมรับในราคาและเงื่อนต่าง ๆ ก็จะทำการเปิด Credit สั่งซื้อสินค้า โดยอ้างอิงเลขที่และวันที่ของ Proforma Invoice นั้น ๆ ดังนั้น Proforma Invoice จึงใช้ได้ทั้งเป็นการเสนอขาย (Quotation) และข้อตกลงแทนสัญญาซื้อขายได้อีกด้วย แต่เนื่องจากเอกสารดังกล่าวไม่ถือเป็นการขายจริง ดังนั้นจึงไม่มีการบันทึกรายการใบแจ้งหนี้ Proforma ในรายการบัญชีของผู้ขายสำหรับลูกหนี้การค้าและใบเสร็จรับเงินของผู้ซื้อสำหรับเจ้าหนี้
สำหรับธุรกิจนำเข้าและส่งออก จะมีการทำ Letter of Credit (L/C) โดยผู้ซื้อจะขอให้ธนาคารเป็นผู้ค้ำประกันการชำระเงิน เพื่อในช่วงก่อนที่ผู้ขายจะส่งสินค้าผู้ขายจะมั่นใจว่าจะได้รับเงินในการขายแน่นอน ซึ่งธนาคารก็จะต้องขอเอกสาร Proforma invoice เพื่อเป็นรายละเอียดในการขอเปิดวงเงินเครดิตให้ผู้ซื้อ
เมื่อได้รับคำสั่งซื้อจากลูกค้า อาจจะเป็นจากทางโทรศัพท์ E-mail หรือช่องทางอื่น ๆ ก็จะมีการตกลงกับลูกค้าเรื่องการขนส่งสินค้าว่าบริษัทหรือผู้ผลิตจะทำการส่งสินค้าให้กับทางลูกค้าวันที่เท่าไร เมื่อตกลงกันเรียบร้อย ทางลูกค้าจะส่งใบออเดอร์มาให้กับทางบริษัท บริษัทหรือผู้ผลิตจะทำการเปิด Proforma Invoice ตามข้อมูลที่ได้ตกลงกับลูกค้าเอาไว้ เมื่อจัดทำเอกสาร Proforma Invoice เป็นที่เรียบร้อยแล้ว บริษัทหรือผู้ผลิตจะทำการส่งเอกสาร Proforma Invoice ไปให้กับทางลูกค้า เพื่อยืนยันการซื้อขายกัน โดยให้ลูกค้าตรวจสอบว่ารายละเอียดต่าง ๆ มีความถูกต้องหรือไม่ ทั้งราคา จำนวน หรือ Term of payment เป็นต้น หากลูกค้าแจ้ง Confirm กลับมา หรือเซ็นชื่อส่งกลับมา ก็แสดงว่าเป็นอันตกลงซื้อขายและทำการส่งสินค้าไปให้ แต่ถ้าหากมีข้อผิดพลาดใน Proforma Invoice ลูกค้าจะแจ้งกลับมาให้บริษัทหรือผู้ผลิตแก้ไขและส่งกลับไปให้ใหม่
จากข้างต้น ทุกคนคงพอทราบแล้วว่า Commercial Invoice และ Proforma Invoice คืออะไร ต่อไปเราจะมาดูกันว่าทั้งสอง invoice ลักษณะแตกต่างกันอย่างไร
จากข้อมูลทั้งหมด จึงสรุปได้ว่า Proforma Invoice คือเอกสารที่ลูกค้าขอให้ผู้ผลิตหรือบริษัทส่งให้ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งราคาและเงื่อนไขต่าง ๆ รวมทั้งยังเป็นข้อตกลงแทนสัญญา ซึ่งขั้นตอนนี้จะยังไม่มีผลทางบัญชี เมื่อลูกค้ามีการเซ็นใบ Proforma Invoice หรือคอนเฟิร์มกลับมา ผู้ผลิตหรือบริษัทจะทำการส่งสินค้าให้ พร้อมกับ Commercial Invoice หรือ ใบแจ้งหนี้ โดยในเอกสารจะแสดงรายการสินค้า ราคา และอื่น ๆ รวมทั้งเครดิตและเงื่อนไขต่าง ๆ เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ซึ่งในขั้นตอนนี้ จะมีผลทางบัญชีที่ของทั้งสองฝ่าย
Cookie | Duration | Description |
---|---|---|
_ga | 2 years | The _ga cookie, installed by Google Analytics, calculates visitor, session and campaign data and also keeps track of site usage for the site's analytics report. The cookie stores information anonymously and assigns a randomly generated number to recognize unique visitors. |
_ga_KRLHFX5NQ1 | 2 years | This cookie is installed by Google Analytics. |
_gat_UA-128761727-1 | 1 minute | A variation of the _gat cookie set by Google Analytics and Google Tag Manager to allow website owners to track visitor behaviour and measure site performance. The pattern element in the name contains the unique identity number of the account or website it relates to. |
_gcl_au | 3 months | Provided by Google Tag Manager to experiment advertisement efficiency of websites using their services. |
_gid | 1 day | Installed by Google Analytics, _gid cookie stores information on how visitors use a website, while also creating an analytics report of the website's performance. Some of the data that are collected include the number of visitors, their source, and the pages they visit anonymously. |
_GRECAPTCHA | 5 months 27 days | This cookie is set by the Google recaptcha service to identify bots to protect the website against malicious spam attacks. |
cookielawinfo-checkbox-advertisement | 1 year | Set by the GDPR Cookie Consent plugin, this cookie is used to record the user consent for the cookies in the "Advertisement" category . |
cookielawinfo-checkbox-analytics | 1 year | Set by the GDPR Cookie Consent plugin, this cookie is used to record the user consent for the cookies in the "Analytics" category . |
cookielawinfo-checkbox-necessary | 1 year | Set by the GDPR Cookie Consent plugin, this cookie is used to record the user consent for the cookies in the "Necessary" category . |
CookieLawInfoConsent | 1 year | Records the default button state of the corresponding category & the status of CCPA. It works only in coordination with the primary cookie. |
IDE | 1 year 24 days | Google DoubleClick IDE cookies are used to store information about how the user uses the website to present them with relevant ads and according to the user profile. |
Cookie | Duration | Description |
---|---|---|
test_cookie | 15 minutes | The test_cookie is set by doubleclick.net and is used to determine if the user's browser supports cookies. |