Invoice หรือใบแจ้งหนี้ เป็นสิ่งที่น่าปวดหัวสำหรับผู้ประกอบการอยู่พอสมควร เนื่องจากมีหลายประเภท และมีการใช้งานที่แตกต่างกัน เรียกได้ว่ามือใหม่ที่ต้องทำเอกสารจะต้องมีความสงสัยและมีคำถามเกี่ยวกับ Invoice อย่างแน่นอน ดังนั้น วันนี้เราจะมาอธิบายใบแจ้งหนี้ 2 ประเภทที่มีการเรียกเก็บจากลูกค้า บ่อย ๆ นั่นก็คือ Proforma invoice และ Commercial invoice และจะชี้ให้เห็นถึงความแตกต่างของทั้งสองประเภท ดังนี้
Commercial Invoice หรือ Invoice หรือ ใบกำกับสินค้า
คือ เอกสารที่ยืนยันการจำหน่าย และโอนกรรมสิทธิ์สินค้าระหว่าง ผู้ผลิต และผู้สั่งซื้อ โดยในเอกสารจะให้คำอธิบายที่ถูกต้องเกี่ยวกับสินค้าที่ถูกส่ง เช่น รายการจำนวนสินค้า น้ำหนัก ราคาต่อหน่วย ราคารวม ประเภทของราคาที่ทำการซื้อขาย จำนวนหีบห่อ พาหนะที่ทำการขนส่ง หรือชื่อลูกค้า ซึ่งแยกออกเป็นรายการ พร้อมกำหนดวันและเวลาที่ลูกค้าต้องชำระตามกำหนด ซึ่งโดยมากแล้วจะมีรายละเอียดเหมือนกับ Proforma invoice จะต่างกันตรงวันที่ออกเอกสาร เนื่องจาก Commercial invoice จะออกให้หลังจากผู้ซื้อได้รับสินค้าเรียบร้อยแล้วหรือสามารถส่งไปพร้อมกับสินค้าได้ โดยในแต่ละบริษัทก็จะมี Form ในการออก invoice ของตนเอง เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสินค้า
ข้อมูลที่ต้องระบุใน commercial invoice
- เลขที่ Invoice
- วันที่ออก Invoice
- ชื่อและที่อยู่ของบริษัท (ผู้ขาย)
- ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
- ข้อตกลงการส่งมอบสินค้า
- ข้อตกลงการชำระเงิน
- รายการสินค้า จำนวนและราคารวม
- สถานที่ขนส่งสินค้า ทั้งต้นทางและปลายทาง
- ลายเซ็นรับรองโดยผู้ขายหรือผู้ส่งออก พร้อมตราประทับบริษัท
- น้ำหนักสุทธิ หรือ น้ำหนักรวม และจำนวนหีบห่อ
- จำนวนเงินทั้งหมดที่ต้องชำระ
Proforma Invoices หรือ ใบแจ้งราคา
คือ เอกสารที่ใช้ในการแจ้งรายละเอียดสินค้า ราคา เงื่อนไขในการจ่ายเงิน และเงื่อนไขในการขนส่ง โดยผู้ผลิตหรือจำหน่ายสินค้า จะจัดทำ Proforma Invoice ขึ้น เพื่อส่งไปยังลูกค้าหรือผู้ซื้อ เมื่อลูกค้าหรือผู้ซื้อยอมรับในราคาและเงื่อนต่าง ๆ ก็จะทำการเปิด Credit สั่งซื้อสินค้า โดยอ้างอิงเลขที่และวันที่ของ Proforma Invoice นั้น ๆ ดังนั้น Proforma Invoice จึงใช้ได้ทั้งเป็นการเสนอขาย (Quotation) และข้อตกลงแทนสัญญาซื้อขายได้อีกด้วย แต่เนื่องจากเอกสารดังกล่าวไม่ถือเป็นการขายจริง ดังนั้นจึงไม่มีการบันทึกรายการใบแจ้งหนี้ Proforma ในรายการบัญชีของผู้ขายสำหรับลูกหนี้การค้าและใบเสร็จรับเงินของผู้ซื้อสำหรับเจ้าหนี้
สำหรับธุรกิจนำเข้าและส่งออก จะมีการทำ Letter of Credit (L/C) โดยผู้ซื้อจะขอให้ธนาคารเป็นผู้ค้ำประกันการชำระเงิน เพื่อในช่วงก่อนที่ผู้ขายจะส่งสินค้าผู้ขายจะมั่นใจว่าจะได้รับเงินในการขายแน่นอน ซึ่งธนาคารก็จะต้องขอเอกสาร Proforma invoice เพื่อเป็นรายละเอียดในการขอเปิดวงเงินเครดิตให้ผู้ซื้อ
ขั้นตอนในการดำเนินการเกี่ยวกับเอกสาร Proforma Invoice
เมื่อได้รับคำสั่งซื้อจากลูกค้า อาจจะเป็นจากทางโทรศัพท์ E-mail หรือช่องทางอื่น ๆ ก็จะมีการตกลงกับลูกค้าเรื่องการขนส่งสินค้าว่าบริษัทหรือผู้ผลิตจะทำการส่งสินค้าให้กับทางลูกค้าวันที่เท่าไร เมื่อตกลงกันเรียบร้อย ทางลูกค้าจะส่งใบออเดอร์มาให้กับทางบริษัท บริษัทหรือผู้ผลิตจะทำการเปิด Proforma Invoice ตามข้อมูลที่ได้ตกลงกับลูกค้าเอาไว้ เมื่อจัดทำเอกสาร Proforma Invoice เป็นที่เรียบร้อยแล้ว บริษัทหรือผู้ผลิตจะทำการส่งเอกสาร Proforma Invoice ไปให้กับทางลูกค้า เพื่อยืนยันการซื้อขายกัน โดยให้ลูกค้าตรวจสอบว่ารายละเอียดต่าง ๆ มีความถูกต้องหรือไม่ ทั้งราคา จำนวน หรือ Term of payment เป็นต้น หากลูกค้าแจ้ง Confirm กลับมา หรือเซ็นชื่อส่งกลับมา ก็แสดงว่าเป็นอันตกลงซื้อขายและทำการส่งสินค้าไปให้ แต่ถ้าหากมีข้อผิดพลาดใน Proforma Invoice ลูกค้าจะแจ้งกลับมาให้บริษัทหรือผู้ผลิตแก้ไขและส่งกลับไปให้ใหม่
จากข้างต้น ทุกคนคงพอทราบแล้วว่า Commercial Invoice และ Proforma Invoice คืออะไร ต่อไปเราจะมาดูกันว่าทั้งสอง invoice ลักษณะแตกต่างกันอย่างไร
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างใบแจ้งหนี้ Commercial Invoice และ Proforma Invoice
- Proforma Invoice คือเอกสารที่ใช้ในการแจ้งราคาและเงื่อนไขในการจ่ายเงิน โดยผู้ผลิตหรือบริษัท จะจัดทำส่งให้ลูกค้าก่อนการจัดส่ง เพื่อยืนยันรายละเอียดของรายการสั่งซื้อ ซึ่งไม่มีผลทางบัญชี ส่วน Commercial Invoice คือ ใบแจ้งหนี้ที่แสดงรายการสินค้า ราคา และอื่น ๆ ให้ลูกค้าทราบ หลังจากมีการส่งสินค้าแล้ว รวมทั้งเครดิตและเงื่อนไขต่าง ๆ
- Proforma Invoice เป็นประเภทใบแจ้งราคาและมีข้อผูกมัดซึ่งผู้ผลิตหรือบริษัทต้องมีการจัดหาสินค้าและทำการส่งมอบตามกำหนด ในส่วนของ Commercial Invoice คือ ใบเรียกเก็บเงินซึ่งแสดงจำนวนเงินที่เกิดจากผู้ซื้อ และมีเงื่อนไขในการชำระเงิน
- Proforma Invoice ใช้สำหรับการสร้างยอดขาย ส่วน Commercial Invoice จะใช้เพื่อยืนยันการส่งสินค้าและการขาย
- ผู้ขายจะส่ง Proforma Invoice ตามคำขอของผู้ซื้อก่อนทำการสั่งซื้อ ซึ่งตรงข้ามกับ Commercial Invoice ซึ่งผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อขอให้ชำระค่าสินค้าที่จัดส่งไปให้
- Proforma Invoice เป็นเพียงใบแจ้งหนี้จำลอง โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อการสร้างยอดขายดังนั้นจึงไม่มีการบันทึกรายการบัญชีในธุรกรรมทางการเงิน ซึ่งแตกต่างจาก Commercial Invoice ซึ่งเป็นใบแจ้งหนี้ที่แท้จริงและเป็นผลลัพธ์ในการทำธุรกรรมทางการเงิน การบันทึกทางบัญชีที่จะทำในหนังสือของทั้งสองฝ่าย
- วัตถุประสงค์ฃของ Proforma Invoice คือการช่วยให้ผู้ซื้อในการตัดสินใจเกี่ยวกับการสั่งซื้อ ในส่วนของ Commercial Invoice ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้ขายขอชำระเงินจากผู้ซื้อ
จากข้อมูลทั้งหมด จึงสรุปได้ว่า Proforma Invoice คือเอกสารที่ลูกค้าขอให้ผู้ผลิตหรือบริษัทส่งให้ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งราคาและเงื่อนไขต่าง ๆ รวมทั้งยังเป็นข้อตกลงแทนสัญญา ซึ่งขั้นตอนนี้จะยังไม่มีผลทางบัญชี เมื่อลูกค้ามีการเซ็นใบ Proforma Invoice หรือคอนเฟิร์มกลับมา ผู้ผลิตหรือบริษัทจะทำการส่งสินค้าให้ พร้อมกับ Commercial Invoice หรือ ใบแจ้งหนี้ โดยในเอกสารจะแสดงรายการสินค้า ราคา และอื่น ๆ รวมทั้งเครดิตและเงื่อนไขต่าง ๆ เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ซึ่งในขั้นตอนนี้ จะมีผลทางบัญชีที่ของทั้งสองฝ่าย
