สำหรับเจ้าของกิจการ หรือ ผู้ประกอบการที่ได้ทำการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม การขายสินค้าหรือบริการโดยมีการออกใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ และ ใบลดหนี้ จะมีความสำคัญกับกิจการเป็นอย่างมาก เนื่องจากเอกสารทั้งสองอย่าง เปรียบเสมือนการปรับปรุงบัญชีภาษีซื้อ ภาษีขายที่เคยคิดเงินไปแล้วว่าจะ ให้ “เพิ่มขึ้น” หรือ “ลดลง” แน่นอนว่าการออกเอกสารทั้งสองแบบไม่สามารถออกแบบสุ่มสี่สุ่มห้าได้ ดังนั้นวันนี้เรามาทำความรู้จักกับใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้กัน
ใบเพิ่มหนี้ คืออะไร ?
ใบเพิ่มหนี้ถือเป็นใบกำกับภาษีชนิดหนึ่ง ซึ่งผู้ประกอบการจะออกเพื่อเพิ่มหนี้ให้กับลูกค้า โดยจะออกให้เมื่อลูกค้าได้รับสินค้าและบริการแล้ว แต่มีความต้องการสินค้าและบริการเพิ่มขึ้นอีก หรือมีการปรับปรุงราคาสินค้า ดังนั้นผู้ประกอบกิจการจึงต้องออกใบเพิ่มหนี้ เพิ่มยอดชำระเงินให้กับลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าทราบยอดเงินที่จะต้องชำระ และสามารถเอาใบเพิ่มหนี้ไปยื่นเพิ่มภาษีซื้อ และทางผู้ออกใบเพิ่มหนี้ยื่นในส่วนของภาษีขาย
โดยเงื่อนไขในการออกใบเพิ่มหนี้ที่เป็นใบกำกับภาษี จะมีอยู่ด้วยกัน 3 เงื่อนไข
- ผู้ออกใบเพิ่มหนี้ จะต้องจด VAT
- ผู้ออกใบเพิ่มหนี้ จะต้องเคยออกไปใบกำกับภาษีไปแล้ว
- ภายหลังการออกใบกำกับภาษี มีเหตุการณ์เกิดขึ้นที่เป็นสาเหตุในการเพิ่มหนี้ตาม ม.86/9
แน่นอนว่าเราไม่สามารถออกใบเพิ่มหนี้สุ่มสี่สุ่มห้าได้ ดังนั้นการจะออกใบเพิ่มหนี้ได้จะต้องมีเหตุผล ดังนี้
- ใบเพิ่มหนี้จะถูกออกเมื่อมีการเพิ่มราคาสินค้า/บริการ เนื่องจากสินค้าหรือบริการที่เราส่งมอบไปนั้น “เกินกว่า” จำนวนที่ตกลงซื้อขายกันไว้ หรือให้บริการ “เกินกว่า” ข้อกำหนดที่ตกลงกัน (ส่งมอบเกิน)
- ใบเพิ่มหนี้จะถูกจัดทำขึ้นเมื่อผู้ประกอบกิจการคำนวณราคาสินค้าหรือราคาค่าบริการ “ต่ำกว่า” ที่เป็นจริง (คำนวณเงินขาด)
- ใบเพิ่มหนี้ที่ถูกจัดทำขึ้นมาด้วยสาเหตุอื่น ๆ ตามที่กรมสรรพากรได้กำหนดไว้
รายการสำคัญของใบเพิ่มหนี้ที่ถูกต้องตามกรมสรรพากร ได้กำหนดรายละเอียดที่ต้องมีในใบเพิ่มหนี้ไว้ 7 รายการ ดังต่อไปนี้
- คำว่า “ใบเพิ่มหนี้” ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด
- อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบเพิ่มหนี้ และในกรณีที่ตัวแทนเป็นผู้ออกใบเพิ่มหนี้ในนามของผู้ประกอบการจดทะเบียนตามมาตรา 86 วรรคสี่ หรือมาตรา 86/2 ให้ระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของตัวแทนนั้นด้วย
- ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบเพิ่มหนี้
- หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีเดิม รวมทั้งหมายเลขลำดับของเล่มถ้ามี มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีดังกล่าว มูลค่าที่ถูกต้องของสินค้าหรือบริการ ผลต่างของจำนวนมูลค่าทั้งสอง และจำนวนภาษีที่เรียกเก็บเพิ่มสำหรับส่วนต่างนั้น
- คำอธิบายสั้น ๆ ถึงสาเหตุในการออกใบเพิ่มหนี้
- ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด
ยกตัวอย่างเหตุการณ์ที่ต้องออกใบเพิ่มหนี้
นาย A สั่งซื้อสินค้า จากบริษัท B จำนวน 500 ชิ้น ในเดือนมกราคม บริษัท B ทำแจ้งหนี้ในราคา 37,450 บาท (มี VAT อยู่ 2,450 บาท) แก่นาย A เมื่อนาย A ชำระเงินตามใบแจ้งหนี้แล้ว บริษัท B ได้ทำการออกเอกสารใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีเรียบร้อย ต่อมาบริษัท B ได้แจ้ง นาย A ว่าราคาที่แจ้งไปนั้นผิด ต้องชำระเงินเพิ่มอีก 5,350 บาท (มี VAT อยู่ 350 บาท) บริษัท B เป็นบริษัทที่จด VAT และเคยออกใบกำกับภาษี จึงออกใบเพิ่มหนี้ในเดือนมกราคม จำนวน 5,350 บาท แจ้งแก่นาย A เพื่อให้ชำระเงินเพิ่ม โดยนาย A จะต้องยื่นภาษีซื้อในเดือนมกราคม และบริษัท B จะต้องยื่นภาษีขายในเดือนมกราคม
ใบลดหนี้ คืออะไร ?
ใบลดหนี้มีลักษณะเช่นเดียวกับใบเพิ่มหนี้ ซึ่งข้อแตกต่าง คือ ใบลดหนี้ออกเพื่อลดหนี้ให้กับลูกค้า โดยจะออกเมื่อมีการส่งสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า และได้ทำการออกใบกำกับภาษีแก่ลูกค้าเรียบร้อย แต่ต่อมาได้เกิดปัญหาขึ้น เช่น แล้วพบว่าสินค้าหรือบริการ ได้รับไม่ครบถ้วน เสียหาย ไม่ตรงตามที่ได้ตกลงกันไว้ จึงได้ทำการส่งสินค้าคืน และมีการออกหลักฐานการลดหนี้ให้กับลูกค้า นั่นคือ ใบลดหนี้
โดยเงื่อนไขในการออก ใบลดหนี้ ที่เป็นใบกำกับภาษี จะมีอยู่ด้วยกัน 3 เงื่อนไข
- ผู้ออกใบลดหนี้ จะต้องจด VAT
- ผู้ออกใบลดหนี้ จะต้องเคยออกไปใบกำกับภาษีไปแล้ว
- ภายหลังการออกใบกำกับภาษี มีเหตุการณ์เกิดขึ้นที่เป็นสาเหตุในการลดหนี้ตาม ม.86/10
การจะออก ใบลดหนี้ ได้จะต้องมีเหตุผล ดังนี้
- ใบลดหนี้มีการจัดทำขึ้นเมื่อมีการลดราคาสินค้าที่ขายเนื่องจากสินค้าผิดข้อกำหนดที่ตกลงกัน สินค้าชำรุดเสียหาย หรือขาดจำนวน (คืนสินค้า)
- ใบลดหนี้ถูกจัดทำขึ้นเมื่อมีการลดราคาค่าบริการเนื่องจากคำนวณราคาค่าบริการผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริง (คำนวณเงินเกิน)
- มีการบอกเลิกสัญญาบริการหรือว่าไม่มีการให้บริการตามสัญญา
- ใบลดหนี้ถูกจัดทำขึ้นเมื่อมีการจ่ายเงินชดเชยให้กับผู้ซื้อ จากการจ่ายล่วงหน้า (เงินประกัน, เงินมัดจำ) ตามข้อตกลงทางการค้า
รายการสำคัญของใบลดหนี้ที่ถูกต้องตามกรมสรรพากร ได้กำหนดรายละเอียดที่ต้องมีในใบลดหนี้ไว้เหมือนกับใบเพิ่มหนี้ ต่างกันที่เปลี่ยนจากคำว่า “ใบเพิ่มหนี้” เป็น “ใบลดหนี้”
ยกตัวอย่างเหตุการณ์ที่ต้องออก ใบลดหนี้
บริษัท A ขายสินค้าให้แก่นาย B จำนวน 42,800 บาท (มี VAT อยู่ 2,800 บาท) เมื่อนาย B จ่ายค่าสินค้าเรียบร้อย บริษัท A ได้ออก เอกสารใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษี ต่อมานาย B ที่ซื้อของไปแจ้งว่าสินค้าที่ซื้อมีปัญหาไม่มีคุณภาพ บริษัท A จึงตัดสินใจให้ส่วนลดแก่นาย B 5,350 บาท (มี VAT อยู่ 350 บาท) จึงทำให้ราคาสินค้าลดลง บริษัท A เป็นบริษัทที่จด VAT และเคยออกใบกำกับภาษีแล้ว จึงได้ออกใบลดหนี้พร้อมกับคืนเงินให้กับนาย B 5,350 บาท
เกร็ดน่ารู้ ระยะเวลาในการออกใบเพิ่มหนี้ หรือ ใบลดหนี้
- ผู้ประกอบการจะต้องออกใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้ ภายในเดือนที่มีเหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้น (เดือนที่ส่งเพิ่มสินค้า / ปรับราคา)
- กรณีที่มีเหตุจำเป็นไม่สามารถออกได้ ก็ให้ออกในเดือนถัดจากเดือนที่มีเหตุการณ์เกิดขึ้น ตามมาตรา 86/9 หรือ 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร
