มาทำความรู้จักกับ เงินทดรองจ่าย
เงินทดรองจ่าย หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า เงินจ่ายล่วงหน้า คือ เงินที่เจ้าของสินค้ามีการจ่ายไปล่วงหน้าตามสัญญา หรือมีความจำเป็นที่ต้องจ่ายเงินสดหน้างานสำหรับค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ให้กับตัวแทนออกของ (ชิปปิ้ง) ซึ่งในธุรกิจชิปปิ้งเงินทดรองจ่าย คือ การเบิกเงินค่าใช้จ่ายล่วงหน้าจากเจ้าของสินค้า เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการออกของ ค่าภาระ ค่าเช่าพื้นที่ ค่าใช้อุปกรณ์ หรือเครื่องมือต่าง ๆ ซึ่งต้องจ่ายให้กับท่าเรือ คลังสินค้า และผู้ที่เกี่ยวข้องต่าง ๆ รวมถึง ค่าภาษี ค่าธรรมเนียมต่างของกรมศุลกากร หรือค่าธรรมเนียมของราชการและรัฐวิสาหกิจ ค่าขนส่งสินค้า ค่าภาระท่าเรือ เป็นต้น
วิธีการใดบ้างที่ธุรกิจชิปปิ้งจะมีการเบิก เงินทดรองจ่าย จากเจ้าของสินค้า
วิธีที่ 1 คือชิปปิ้งรับเงินและออกใบรับเงินให้แก่เจ้าของสินค้ามาก่อน เมื่อดำเนินงานเสร็จสิ้นจะนำค่าใช้จ่ายจริงมาเคลียร์เพื่อปิดบัญชี เรียกว่า เงินค่า Advance (เงินทดรองจ่าย) ซึ่งอาจรวบรวมจากการทำงานหลาย ๆ ครั้งเพื่อเบิกปิดบัญชีเงินค่า Advance ใน ครั้งเดียว หรือแยกออกเป็นแต่ละครั้งก็ได้
วิธีที่ 2 ชิปปิ้งมีการสำรองจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ แทนเจ้าของสินค้าก่อน เมื่องานสำเร็จแล้ว ชิปปิ้งจะเบิกเงินที่สำรองจ่ายไปพร้อมทั้งค่าบริการในการดำเนินงานจาก เจ้าของสินค้า ซึ่งอาจเรียกเก็บเงินโดยการรวบรวมงานหลายครั้งหรือเรียกเก็บเงินแต่ละครั้งก็ได้
วิธีที่ 3 ชิปปิ้งอาจเบิกค่าใช้จ่ายล่วงหน้าจากเจ้าของสินค้า และมีการสำรองจ่าย ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ด้วยก็ได้
ลักษณะค่าใช้จ่ายใดบ้าง ที่ชิปปิ้งเรียกเก็บจากเจ้าของสินค้า
ค่าใช้จ่ายที่มีใบเสร็จรับเงิน เป็นค่าใช้จ่ายที่ระบุชื่อของเจ้าของสินค้าหรือตัวแทนเจ้าของสินค้าในใบเสร็จรับเงิน คือ การที่ชิปปิ้งจะทำหน้าที่เป็นตัวแทนในการจ่ายเงินแทนเจ้าของสินค้าหรือตัวแทนของเจ้าของสินค้า และผู้รับเงินจะมีการออกใบเสร็จรับเงินในนามของเจ้าของสินค้า หรือตัวแทนของเจ้าของสินค้า ต่อจากนั้นชิปปิ้งจะส่งมอบใบเสร็จรับเงินดังกล่าวให้แก่เจ้าของสินค้าหรือตัวแทนของเจ้าของสินค้า ซึ่งค่าใช้จ่ายเหล่านี้ คือ ค่าภาระ ค่าเช่าพื้นที่ ค่าใช้อุปกรณ์ หรือเครื่องมือต่าง ๆ ซึ่งต้องจ่ายให้ท่าเรือ คลังสินค้า และผู้ประกอบการท่าเอกชนต่าง ๆ ค่าภาษี ค่าธรรมเนียมต่าง ๆ ของ กรมศุลกากร หรือค่าธรรมเนียมของราชการและรัฐวิสาหกิจ ค่าขนส่งสินค้า ค่าภาระท่าเรือ เป็นต้น
ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบเสร็จรับเงินและค่าใช้จ่ายตามประเพณี เป็นค่าใช้จ่ายซึ่งได้รับการยินยอมโดยสมัครใจของเจ้าของสินค้าหรือตัวแทนของเจ้าของสินค้าหรือผู้ว่าจ้างว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่มีจริง เกิดขึ้นจริง และเจ้าของสินค้ามีความประสงค์หรือมีความเต็มใจที่จะจ่าย ซึ่งค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะไม่มีการออกใบเสร็จให้กับเจ้าของสินค้าหรือตัวแทนของเจ้าของสินค้า
ค่าบริการของชิปปิ้งซึ่งเป็นค่าบำเหน็จ หรือค่าจ้าง เป็นค่าบริการที่ชิปปิ้งเรียกเก็บจากเจ้าของสินค้า โดยมีการออกใบแจ้งหนี้ในการเรียกเก็บเฉพาะค่าบริการ หรือรวมค่าบริการกับค่าใช้จ่ายในการออกของที่ชิปปิ้งดำเนินการแทนเจ้าของสินค้า (เงินทดรองจ่าย) ซึ่งเจ้าของสินค้าจะจ่ายให้แก่ชิปปิ้งเมื่อทำงานเสร็จ
การหักภาษี ณ ที่จ่าย สำหรับค่าใช้จ่ายที่ชิปปิ้งจ่ายแทนเจ้าของสินค้า
เมื่อชิปปิ้งได้จ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ ในการดำเนินการออกของแทนเจ้าของสินค้าให้กับผู้ประกอบการอื่นๆ เจ้าของสินค้าจะมีหน้าที่ต้องหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย ในอัตราร้อยละ 3.0 ซึ่งเจ้าของสินค้ามีหน้าที่ต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ให้แก่ผู้ประกอบการและยื่นรายการภาษีเงินได้ หัก ณ ที่จ่าย ตามแบบ ภ.ง.ด.53 เพื่อนำส่งภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายให้กับกรมสรรพากร แต่ชิปปิ้งก็สามารถที่จะออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ให้แก่ผู้ประกอบการแทนเจ้าของสินค้าก็ได้เช่นกัน โดยให้ชิปปิ้งออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย และระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของเจ้าของสินค้า และชิปปิ้งจะต้องยื่นรายการภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ตามแบบ ภ.ง.ด.53 ให้แก่กรมสรรพากรเป็นรายฉบับแยกแต่ละผู้ประกอบการ โดยชิปปิ้งจะต้องระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของเจ้าของสินค้า ในช่อง “ผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย ระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการอื่น ในช่อง “ผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย” และระบุชื่อชิปปิ้งในช่อง “ผู้จ่ายเงิน” โดยจะต้องนำส่งภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายให้แก่กรมสรรพากรไม่เกินวันที่ 7 ของเดือนถัดไป
ซึ่งกรมสรรพากรจะออกใบเสร็จรับเงินในนามของเจ้าของสินค้า และชิปปิ้งจะต้องส่งสำเนาแบบ ภ.ง.ด.53 พร้อมทั้งใบเสร็จรับเงินตัวจริงให้แก่เจ้าของสินค้าด้วย และต่อมาเมื่อเจ้าของสินค้าได้จ่ายเงินค่าใช้จ่ายในการดำเนินการออกของจำนวนดังกล่าวคืนให้แก่ชิปปิ้ง เจ้าของสินค้าจะไม่มีหน้าที่ต้องหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายอีก
ดังนั้นเราจะเห็นว่า เงินทดรองจ่ายมีความสำคัญต่อธุรกิจชิปปิ้งหรือตัวแทนออกของ ซึ่งเราควรเรียนรู้และทำความเข้าใจ ทั้งวิธีการเบิกเงินล่วงหน้า ที่มีทั้งการออกใบรับเงินให้แก่เจ้าของสินค้าล่วงหน้า และเมื่อดำเนินงานเสร็จสิ้นจะนำค่าใช้จ่ายจริงมาเบิกเพื่อปิดบัญชีอีกครั้ง นอกจากนี้ ยังมีวิธีการจ่ายเงินทดรองจ่ายแทนเจ้าของและเอกสารใบเสร็จรับเงินต่างๆ ที่ชิปปิ้งต้องจัดเก็บรวบรวมสำหรับนำมาเป็นหลักฐานในการเรียกเก็บเงินจากเจ้าของสินค้า เช่น ค่าใช้จ่ายที่มีใบเสร็จ และค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบเสร็จ รวมทั้งการทำความเข้าใจในเรื่องการหักภาษี ณ ที่จ่ายแทนเจ้าของสินค้า ทั้งเรื่องการจัดทำแบบภาษีและการนำส่งภาษี ซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจชิปปิ้ง
