หลาย ๆ คนคงจะเคยใช้ไฟล์เอกสาร PDF (Portable Document Format) ไม่มากก็น้อย ไฟล์ PDF ได้ถือกำเนิดมาในปี 1993 โดย Adobe ใครรู้บ้างว่าทำไมโลกนี้จึงต้องมีไฟล์ประเภท PDF ทำไมไม่มีแค่รูปภาพเอกสาร หรือ Microsoft word … ผมมีเฉลยครับ ไฟล์ PDF ถูกออกแบบให้เป็นมาตรฐานที่เมื่อเวลาผ่านไป 20 ปี ไฟล์ PDF เดิมที่เราเคยเก็บไว้จะยังคงเปิดดูได้อยู่ โดยมีลักษณะเหมือนเดิม ทุกท่านลองนำไฟล์ Microsoft word จาก MS Word 2007 มาเปิดด้วย MS Word 2016 ดูก็จะรู้ครับ หรืออ่านความแตกต่างของ MS Word ได้ที่นี่ เนื่องจาก Microsoft Word ถูกพัฒนาความสามารถมากมายทำให้คุณลักษณะบางอย่างถูกดัดแปลง แล้ว PDF/A กับ PDF/A-3 ล่ะ คืออะไร แตกต่างจาก PDF อย่างไร แล้วทำไมกรมสรรพากรถึงเอามาใช้ในการทำ e-tax invoice อ่านลงไปเรื่อย ๆ ก็จะรู้ครับ
ภาพประวัติของไฟล์ PDF
ความเป็นมาของ PDF/A
PDF/A (PDF for Archiving) ได้รับการพัฒนาโดยคณะทำงานภายใต้การสนับสนุนของสมาคมเพื่อการจัดการสารสนเทศและภาพ (Association for Information and Image Management : AIIM) ซึ่งมีหน้าที่หลักในการพัฒนามาตรฐานสำหรับการจัดการสารสนเทศ การจัดการเอกสารและการสร้างภาพ โดยมีประธานคณะทำงานคือ Stephen Levenson จากสำนักงานของศาลสหรัฐอเมริกา (the Administrative Office of the U.S. Courts) คณะทำงานของ PDF/A เริ่มต้นพัฒนาในกลางปี 2002 และ ในปี 2005 “ISO Standard PDF/A” ได้รับการยอมรับว่าเป็นมาตรฐานสำหรับการจัดเก็บเอกสาร PDF ในระยะยาว ข้อกำหนดในส่วนแรกของมาตรฐานถูกกำหนดขึ้นโดยใช้ PDF version 1.4 เป็นพื้นฐานและเพิ่มกฎบางอย่างเข้าไป เช่น จะต้องทำให้การแสดงผลภาพของเอกสาร PDF ชัดเจน ไม่เกิดการบิดเบือนของภาพ และจะต้องแสดงผลได้โดยไม่อิงกับเทคโนโลยีของการพิมพ์หรือการแสดงผล รวมถึงจะต้องแสดงผลได้แม้ว่าอุปกรณ์นั้นจะมีประสิทธิภาพที่จำกัด
ลักษณะทั่วไปของ PDF/A
มีพื้นฐานอยู่บน PDF Reference 1.4
มี 2 แบบ คือ
PDF/A-1a สำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เช่น word processing spreadsheets
หลังจากใช้ PDF/A มาได้หลายปีก็ได้กำหนดมาตรฐาน ISO Standard PDF/A-2 (ISO 19005-2) ออกมาในเดือนกรกฎาคม 2011 โดยมีคุณสมบัติเพิ่มเติมหลายอย่าง เช่น ให้สามารถฝังไฟล์แนบไว้ในไฟล์ PDF/A ได้ แต่จะต้องเป็นไฟล์ PDF/A และล่าสุดคณะกรรมการของ ISO ได้ออกมาตรฐานฉบับที่ 3 (ISO 19005-3) ในเดือนตุลาคม 2012 โดยมีชื่ออย่างเป็นทางการคือ
"Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 3: Use of ISO 32000-1 with support for embedded files (PDF/A-3)"
เวอร์ชั่นนี้จะอยู่บนพื้นฐานของ ISO 32000-1 เช่นเดียวกับ PDF/A-2 โดย PDF/A-3 จะแบ่งออกเป็น 3 เกรดเหมือนกัน