etax PDF Invoicing
เพื่อลดการใช้กระดาษและเพิ่มความคล่องตัวให้กับธุรกิจ หลายๆ องค์กรก็เริ่มคิดจะใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และรูปแบบไฟล์ที่เป็นที่นิยมใช้ก็คือ PDF (Portable document format) หนึ่งในเอกสารที่สามารถทำเป็นอิเล็กทรอนิกส์และรับส่งกันก็คือ ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e-invoice) แต่การจะทำ PDF Invoicing ได้ หลายท่านคงจะมีคำถามคล้าย ๆ กันอยู่ เช่น
เรามักพบการใช้ PDF เป็นใบแจ้งหนี้ แต่ส่วนใหญ่แล้วจะไม่ใช่ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่สะดวกต่อการนำไปใช้งานแบบอัตโนมัติ เนื่องจากว่า บางองค์กรใช้วิธีการพิมพ์ (Print) ใบแจ้งหนี้ออกมาเป็นกระดาษ (เพื่อเก็บใสแฟ้ม) แล้วนำใบแจ้งหนี้นั้นไปสแกน (Scan) เพื่อให้ได้ไฟล์ PDF เพื่อส่งต่อให้ผู้ซื้อ หรือบางรายทำได้ดีกว่า โดยการแก้ไขซอฟต์แวร์ให้สามารถนำไฟล์ออกมาเป็น PDF ได้เลย แต่ก็ยังไม่ใช่ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้อง
ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (electronic invoice) ที่สะดวกต่อการทำไปใช้งานแบบอัตโนมัติควรเป็นไปตามนิยามนี้
“ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ควรแนบข้อมูลจากผู้ขาย ซึ่งข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบที่
ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable) ของผู้ซื้อสามารถนำไปบันทึกต่อได้อัตโนมัติ
โดยผู้ซื้อไม่ต้องใช้เจ้าหน้าที่ในการบันทึกข้อมูลเพิ่มเติม”
ที่เป็นอยู่ในปัจจุบันนี้การส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อนั้น ผู้ขายจะต้องสอบถามทางผู้ซื้อว่าจะให้ส่งข้อมูลในรูปแบบ XML หรือ EDI (Electronic Data Interchange) ซึ่งจะเป็นแค่ไฟล์ข้อมูลเท่านั้น ไม่มีรูปเอกสารจริงให้เห็น รูปแบบการรับส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์นี้มีการกำหนดมาตรฐานใช้งานแล้วในหลายประเทศ เช่น
และในประเทศไทยก็มีมาตรฐานในการรับส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เช่นกันคือ ขมธอ.3-2560 แต่ยังมีผู้ประกอบการน้อยรายที่ทำ หลายๆ รายที่ทำอยู่ยังใช้ในรูปแบบเดิมที่เคยตกลงกันระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย จึงเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลานานพอสมควรในการที่ผู้ขายจะต้องทำข้อมูลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เพื่อส่งให้กับผู้ซื้อทุกราย
หลายปีมานี้เทคโนโลยีด้านการเชื่อมต่อข้อมูลและความปลอดภัยได้รับการพัฒนาไปมาก และมีผู้ให้บริการทำใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (Service Provider) เกิดขึ้น เพื่อช่วยเป็นตัวกลางในการรับส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ โดยผู้ให้บริการจะมีเครื่องมือช่วยเปลี่ยนข้อมูลของผู้ขายให้เป็นรูปแบบที่ผู้ซื้อต้องการ
รูปการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ผ่านผู้ให้บริการ
ผู้ซื้อรายใหญ่ส่วนมากจะพัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อรองรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากใบแจ้งหนี้ที่ได้รับในแต่ละเดือนมีปริมาณมาก ยิ่งธุรกิจขยายตัวในทุกปีแนวโน้มที่จะต้องเพิ่มพนักงานเพื่อบันทึกข้อมูลตั้งหนี้ก็เพิ่มขึ้นทุกปีเช่นกัน ดังนั้นผู้ซื้อรายใหญ่จะเน้นการใช้งานใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก เพื่อให้ข้อมูลเข้าไปในระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable) ได้อัตโนมัติ และพยายามขอให้ผู้ขายส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ส่งมาให้แทนกระดาษ
ต้องทำความเข้าใจก่อนว่า ซอฟต์แวร์ระบบบัญชีที่ใช้ในปัจจุบันมีอยู่หลายยี่ห้อ และโครงสร้างข้อมูลก็ไม่เหมือนกัน ดังนั้นแล้วการที่ผู้ขายจะทำใบแจ้งหนี้ที่สามารถส่งไปให้ผู้ซื้อแต่ละรายได้เป็นเรื่องที่ต้องใช้ความพยายามพอสมควร เนื่องจากจะต้องทำสอบถามไปยังผู้ซื้อแต่ละรายว่าให้ส่งข้อมูลไปด้วยโครงสร้างแบบไหน ผู้ขายบางรายอาจจะเริ่มจากทำให้ผู้ซื้อรายใหญ่ก่อน ลักษณะของไฟล์ PDF ที่มีการแนบข้อมูลส่งไปให้ผู้ซื้อเพื่อนำเข้าระบบนั้น สามารถทำได้ 2 วิธี
ด้วยปัญหาเหล่านี้จึงทำให้เกิดมีผู้ให้บริการทำใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งผู้ขายจะทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพียงรูปแบบเดียว และผู้ให้บริการจะทำการแปลงข้อมูลจากรูปแบบของผู้ขายให้เป็นรูปแบบที่ผู้ซื้อต้องการ แต่ทั้งนี้ผู้ขายจะต้องเริ่มต้นด้วยการกำหนดรูปแบบและเงื่อนไขในการตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ ของผู้ซื้อในแต่ละรายให้ถูกต้องก่อน
ในการรับส่งเอกสารเพื่อเป็นการยืนยันความเป็นเจ้าของและความรับผิดชอบ จะต้องมีการลงลายมือชื่อ ซึ่งในกรณีที่เป็นกระดาษเราก็ดูจากลายมือชื่อที่ลงนามไว้บนกระดาษ แต่สำหรับที่เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เราจะใช้การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) แทนการใช้ปากกา ซึ่งลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ นี้สามารถนำไปใช้ยืนยันความเป็นเจ้าของและความรับผิดชอบของผู้ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ (Digital Signature)
มีงานวิจัยของ Accounts Receivable Network ได้กล่าวไว้ว่าประเทศกลุ่มยุโรปนิยมใช้งาน ใบแจ้งหนี้ PDF เป็นอย่างมาก โดยองค์กรส่วนใหญ่จะได้รับไฟล์ PDF Invoices ผ่านทาง email และเป็นสัดส่วนที่มากกว่าที่ได้รับใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษ เหตุผลที่เป็นแบบนี้ก็เพราะว่าใบแจ้งหนี้ PDF สะดวกและง่ายต่อการใช้งาน ลดอุปสรรคของการส่งเอกสารจากผู้ขายไปยังผู้ซื้อ และซอฟต์แวร์บัญชีส่วนใหญ่รองรับการทำใบแจ้งหนี้ PDF ผู้ขายโดยส่วนใหญ่ชอบที่จะส่งใบแจ้งหนี้ให้กับผู้ซื้อผ่านทาง email
This website uses cookies.